Otevřené kanceláře se zdají být skvělé, dokud v jedné takové nepracujete
Přibližně 80% kancelářských prostor je dnes otevřených, což se zhruba definuje jako pracovní prostor, v němž se minimalizuje počet dveří a upřednostňují se nízké (nebo žádné) přepážky, společné stoly a otevřený pohled na jakýkoliv počet lidí najednou, velice často včetně ředitele
V říjnu 2014 společnost EF Education First (jedna z největších soukromých vzdělávacích organizací na světě) slavnostně otevřela v Cambridge během ceremoniálu, na kterém vystoupili guvernér Deval Patrick, senátorka Elizabeth Warren a paraguayský dětský orchestr s hudebními nástroji z recyklovaných materiálů, nový nejmodernější pracovní prostor. Nová centrála této mezinárodní společnosti má rozlohu téměř 28 tisíc čtverečných metrů a její vybudování stálo 125 miliónů dolarů. Je z ní krásný rozhled na všechny strany po Velkém Bostonu, má prvky udržitelného rozvoje jako třeba dešťové zahrady a nenajdete v ní téměř žádné stěny. Se svými deseti podlažími otevřeného prostoru je největším pracovním prostorem svého druhu v Massachusetts, má každému umožnit volný rozhled a podle generálního ředitele pro Severní Ameriku Edwarda Hulta zvyšuje „součinnost, spolupráci a kreativitu.“ Po čtyřech měsících tato kancelář „funguje opravdu dobře,“ říká Hult. „Máme šestnáct různých typů flexibilního pracovního prostoru v každém patře budovy… a je úžasné pozorovat, jak naši zaměstnanci z různých divizí každodenně využívají každý z těchto prostorů nejrůznějšími způsoby.“
Popularita open space uspořádání pracovišť má dva důvody. Prvním je cena nemovitostí, jak říká Jeffrey Tompkins, společník bostonské stavební firmy Spagnolo Gisness & Associates, která rovněž navrhuje interiéry. Podle jeho slov před pětadvaceti lety byl standardní pracovní prostor pro jednoho zaměstnance asi 23 m2. Dnes se vyměřená plocha pohybuje mezi 15 až 18 m2. Jednoduchými počty dojdeme k závěru, že do stejného prostoru vměstnáte více zaměstnanců, když nebudou oddělení zdmi.
Výraznější hnací silou byla však převažující myšlenka, že otevřené kanceláře podporují spolupráci, podněcují kreativní konverzaci a zvyšují produktivitu práce. Vzhledem k tomu, že v mnoha z těchto kanceláří neexistuje něco takového jako soukromý rozhovor, slouží i jako symbol moderního ideálu rovnostářského pracovního prostoru: jedna velká šťastná rodina, která společně píše na stroji, společně jí a razí si cestu osobními problémy. „Líbí se mi to, že mám možnost vědět, co se odehrává ve všech projektech kolem,“ říká Faith Marabella, generální ředitelka a prezidentka Wellesley Design Consultants, jejíž kanceláře před několika lety prošly proměnou z částečně otevřených na zcela otevřené. „Také se mi líbí, jak rychle může docházet k interakcím. Každý může přiložit ruku k dílu, když je potřeba, a zase se vrátit k samostatné práce, když se situace uklidní.“ Otevřený prostor také podle jejích slov umožňuje méně zkušeným zaměstnancům poslouchat kolegy a učit se.
Pochopitelně poslouchání není vždycky jen o učení se a to nejen proto, že lidi rádi strkají nos do cizích věcí. „Měli jsme tu jednu kolegyni, která neustále poslouchala rozhovory všech ostatních a pokaždé se do nich nějak zapojovala, ať už šlo o pracovní nebo osobní záležitosti,“ vypráví návrhářka interiérů Catherine Ehlen, která pracovala v několika otevřených kancelářích. „Často jsme vybíhali ven do auta, abychom si zavolali nebo domluvili návštěvu lékaře. Plánování vyšetření na mamografu není věc, o které by moji kolegové museli vědět.“ (Když jsme u téma zdraví, otevřené kanceláře ve skutečnosti podle švédské studie z roku 2014 pracovníky vystavují zvýšenému riziku infekčních onemocnění.)
Jeff Brayer, který pracuje v otevřené kanceláři v Charlestownu jako odbytový ředitel ve společnosti OnHand, říká otevřené kanceláři „odkladový bufet“. „Pořád je s kým se zastavit, zahrát si hru nebo zmizet do pohodlného salonku,“ což určitě zpochybňuje myšlenku zvyšování produktivity. Jak říká Catherine Ehlen: „Každou chvíli přeřazujete na jinou rychlost. Musíte se naučit ignorovat hluk, který dělají ostatní. Lidi si myslí, že na ně máte čas jenom proto, že tam sedíte.“ Jedna designérská firma, pro kterou pracovala, zavedla pravidlo (i když se nikdy nevynucovalo): Než za někým půjdeš, počkej, až budeš mít víc než jednu otázku. „Nešlo se vyhnout tomu, aby na vás kolegové během své vlastní pracovní schůzky pokřikovali, ‚Hej, Catherine, jakou jsi to použila záchodovou mísu?‘ z jiného projektu, o kterém jste nepřemýšleli celé týdny, místo aby si to zapsali a zeptali se mě později,“ vzpomíná.
Celá léta výzkumníci, kteří studují organizační chování a produktivitu práce, viděli v otevřených kancelářích, které jsou levnější na provoz a lepší pro produktivitu práce, jen málo nevýhod. „Čekali jsme, že to budou živé komunity lidí, které ve vzájemných interakcích budou rozvíjet možnosti a vize společnosti,“ říká Ethan Bernstein, odborný asistent na Harvard Business School. „Ve většině případů však tuto představu vystřídala realita, v níž si spolupracovníci nasazovali sluchátka a snažili se co nejlépe koncentrovat na svou vlastní práci.“ Vzájemná součinnost podle jeho slov v některých otevřených kancelářích ustoupila. Podobně se vytratila i kreativita, protože zaměstnanci, kteří se cítí být „sledováni“, méně riskují a tím pádem méně inovují. „Většina z nás dokáže vyjmenovat minimálně tři nebo čtyři činnosti, které bychom neradi dělali před větší skupinou lidí, ale klidně bychom se do nich pustili v uzavřenějším prostředí,“ říká Bernstein. „Tato úroveň klidu je pro pracovní prostředí zásadní, při otevření prostoru kanceláře ji však ztrácíme.“
Samozřejmě i příliš velký klid může být na škodu.„Ve věku sociálních sítí se už teď potýkáme s přemírou nadměrného sdílení,“ říká Faith Marabella. „Udržet chování na profesionální úrovni může být pro někoho obtížné.“ (Ehlen vzpomíná: „Měla jsem kolegu, který si s oblibou v mikrovlnce ohříval rybu od včera.“) Vskutku, největší profit z otevřených kanceláří mají firmy vyrábějící zařízení, která jim odporují. Zástupci společnosti Cambridge Sound Management, specializované na sound masking („maskování zvuku“) říkají, že jejich obrat se od roku 2011 téměř ztrojnásobil a že z 90% se na něm podílejí instalace v otevřených kancelářích. Mezitím odborníci na management změny, což je, obecně řečeno, řízená implementace organizačních změn, se připojují k pomoci s často zrádným přechodem od uzavřených do otevřených kancelářských prostor.
Možná právě proto v poslední době trend otevřených kanceláří poněkud ustupuje. Tompkins říká, že požadavky na jejich výstavbu se v posledních osmnácti měsících v jeho stavební firmě zpomalily a dokonce i z těch společností, které zprvu začínají s velkým nadšením, dobrá polovina za půl roku volá zpět a říká, že když o tom tak uvažují, vlastně by nakonec potřebovali nějaké soukromé prostory. „Není pochyb, že pokud vytvoříte prostředí, které podporuje spolupráci, přicházíte na trh s novými nápady rychleji, ale lidi jsou naivní, když věří, že spolupráce funguje 100% pracovní doby,“ říká Tompkins. „Lidé potřebují čas, kdy se stáhnou a rozvíjejí své nápady o samotě.“ (Ve společnosti Education First tohle vědí: Edward Hults zdůrazňuje, že nová centrála nabízí spoustu „možností vzdálit se, popřemýšlet a soustředit se,“ včetně zvukotěsných telefonních budek.) Přestože své otevřené kanceláře považuje za úspěšné, společnost Mechanica z Newburyportu momentálně rozšiřuje své prostory o „tiché zóny, určené pro pracovníky, kteří mají na krku uzávěrku, nebo ty, které otevřená kancelář v dané chvíli ruší,“ jak říká projektová ředitelka Tamara Battis-Lee. Designérské studio a butik s doplňky značky M. Flynn se South Endu, který společně vlastní sestry Megan a Moria Flynn, pro změnu své otevřené kanceláře úplně ruší. „Sedíme proti sobě u stolu,“ říká Megan. „To nám dává pocit neformálnosti, takže se navzájem neustále vyrušujeme. Nebo si uvědomíme, že posloucháme prodavače, jak mluví s klientem, a pak běžíme s nabídkou svých dvou centů, což lidem dává pocit, že jim neustále šlapete na paty.“ Před několika měsíci začala Moria chodit do veřejné knihovny poblíž svého domu v Miltonu, kdykoliv se potřebovala soustředit. „Tehdy jsme si to naplno uvědomily,“ říká Megan, která si ve stejné době vyřizovala své nejdůležitější pracovní hovory na chodbě. „Je docela smutné, když nemůžete svou práci dělat v kanceláři.“ Nové stěny, jak říká, budou stát na jaře.
Zaujala vás technologie sound maskingu? Chcete se dovědět více o možnostech jejího využití?